管理之道
管理之道
問題的提出
1．何為工程變更
在工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中，由于業(yè)主、監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)等原因，工程變更不可避免。從設(shè)計(jì)單位的角度來講，工程變更文件的形式無非兩種，一種是設(shè)計(jì)單位出具的“設(shè)計(jì)變更單”，經(jīng)監(jiān)理、業(yè)主確認(rèn)后，作為工程變更、結(jié)算等的依據(jù)；一種是施工、業(yè)主、監(jiān)理等外部單位出具“施工聯(lián)絡(luò)單”、“設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)單”、“洽商記錄”、“材料改代核定單”等聯(lián)絡(luò)文件，其內(nèi)容均需設(shè)計(jì)單位簽署確認(rèn)。
對于設(shè)計(jì)單位出具的“設(shè)計(jì)變更單”，設(shè)計(jì)單位在設(shè)計(jì)流程里都有相應(yīng)的規(guī)定，簽署內(nèi)容包括三級校審簽署、投資變化情況、相關(guān)專業(yè)會簽、風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)等內(nèi)容，并且都能得到有效控制，能夠很好的控制質(zhì)量和安全風(fēng)險(xiǎn)。一般情況下，作為工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)單位，當(dāng)工程發(fā)生變更或變化時(shí)，設(shè)計(jì)單位應(yīng)及時(shí)出具“設(shè)計(jì)變更單”。
然而，在工程實(shí)施過程中，存在著現(xiàn)場施工單位或總承包項(xiàng)目部根據(jù)現(xiàn)場實(shí)際情況，為縮短工期、保證質(zhì)量、減少投資、材料代換、修正設(shè)計(jì)錯(cuò)誤等進(jìn)行的變更。此類變更通常會以“聯(lián)絡(luò)單”的形式出具，并要求設(shè)計(jì)單位進(jìn)行技術(shù)確認(rèn)和蓋章。經(jīng)設(shè)計(jì)單位簽字確認(rèn)并蓋章的“聯(lián)絡(luò)單”，進(jìn)行了技術(shù)和設(shè)計(jì)把關(guān)，再由相關(guān)單位進(jìn)行確認(rèn)，聯(lián)絡(luò)單即可生效。
根據(jù)不同業(yè)主單位的規(guī)定，在某些建設(shè)單位中，“聯(lián)絡(luò)單”可以作為竣工結(jié)算的依據(jù)。
2．工程變更聯(lián)絡(luò)文件控制與管理的失效
通常情況，設(shè)計(jì)人員對外單位提出的“工程變更聯(lián)絡(luò)文件”所提的問題會經(jīng)過自校、審核、審定、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等技術(shù)把關(guān)之后才最終簽署，從而能夠?qū)λ嶙兏暮侠硇?、是否滿足技術(shù)要求等進(jìn)行把關(guān)，保證工程施工建設(shè)質(zhì)量。
但是，在設(shè)計(jì)把關(guān)階段，部分缺乏經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心不強(qiáng)的設(shè)計(jì)人員，對于“工程變更聯(lián)絡(luò)文件”，不經(jīng)過校審就武斷地進(jìn)行簽署確認(rèn)，簽署隨意性大，不能夠有效控制工程隨意變更，容易造成建設(shè)項(xiàng)目的技術(shù)或質(zhì)量隱患。對于有些外部單位出具的工程變更聯(lián)絡(luò)文件，由于技術(shù)和管理水平參差不齊，編制隨意性大，經(jīng)常讓設(shè)計(jì)人員重復(fù)簽同一份聯(lián)絡(luò)單，管理不嚴(yán)謹(jǐn)。
同時(shí)，經(jīng)過設(shè)計(jì)人員簽署的施工聯(lián)絡(luò)單，在其單位技術(shù)質(zhì)量管理部門蓋章時(shí)，由于蓋章人員無法確定其是否經(jīng)過三級校審把關(guān)，無法在聯(lián)絡(luò)文件上留下審核證據(jù)，只見到設(shè)計(jì)人員的
簽字就給蓋章。
因此，對“工程變更聯(lián)絡(luò)文件”若不能進(jìn)行有效控制，容易增加工程建設(shè)項(xiàng)目的隱含風(fēng)險(xiǎn)，為生產(chǎn)質(zhì)量和安全事故埋下隱患。
下面，作者以所在單位管理實(shí)例，介紹設(shè)計(jì)單位對外單位提出的“工程變更聯(lián)絡(luò)文件”的處理原則和管理方法，供同行參考。
工程變更聯(lián)絡(luò)文件處理和控制流程
1．控制和管理原則
根據(jù)GB／T 19001-2008／ISO9001：2008《質(zhì)量管理體系要求》7．3．7
條“設(shè)計(jì)和開發(fā)更改的控制”規(guī)定，組織“應(yīng)識別設(shè)計(jì)和開發(fā)的更改，并保持紀(jì)錄。應(yīng)對設(shè)計(jì)和開發(fā)的更改進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑u審、驗(yàn)證和確認(rèn)，并在實(shí)施前得到批準(zhǔn)?！?/span>
因此，設(shè)計(jì)院對于工程變更聯(lián)絡(luò)文件的控制，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的校審；所提變更對相關(guān)專業(yè)有影響的，要求進(jìn)行會簽；投資發(fā)生變化的，要求相應(yīng)的概、預(yù)算編制人對投資變化重新評估；最后由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理簽署后放行。設(shè)計(jì)院應(yīng)建立和保持本單位的質(zhì)量管理體系文件《設(shè)計(jì)變更管理規(guī)定》，對外部單位提出的工程變更聯(lián)絡(luò)文件明確控制和管理要求。增加工程變更聯(lián)絡(luò)文件單網(wǎng)上申請、確認(rèn)、歸檔流程，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理。
2．管理流程
對外單位提出工程變更聯(lián)絡(luò)文件的處理，要求紙質(zhì)文件和電子文件網(wǎng)上同步運(yùn)行。紙質(zhì)文件必須進(jìn)行相應(yīng)的簽署并提供處理意見，將處理的聯(lián)絡(luò)單作為附件一起歸檔。電子文件網(wǎng)上運(yùn)行需申請并填寫相應(yīng)信息，經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部、檔案室兩級審批后流程結(jié)束。
具體流程見前圖。
1)管理方法。
(1)申請、蓋章確認(rèn)、歸檔。
設(shè)計(jì)人員使用所在單位給每位員工配發(fā)的賬號進(jìn)入到設(shè)計(jì)流程管理系統(tǒng)中，選擇左側(cè)功能菜單中的“施工聯(lián)絡(luò)處理單”即可進(jìn)入。選擇“新建聯(lián)絡(luò)單”，填寫相應(yīng)的信息(項(xiàng)目號、目錄號、聯(lián)絡(luò)原因等)，上傳電子文件，提交申請(提交申請前可執(zhí)行修改、刪除功能)，流程自動(dòng)轉(zhuǎn)入技術(shù)質(zhì)量部蓋章人員處進(jìn)行審核并蓋章；技術(shù)質(zhì)量部通過對紙質(zhì)文件和網(wǎng)上申請的“施工聯(lián)絡(luò)處理單”電子文件信息的審核，合格后進(jìn)行蓋章和網(wǎng)上點(diǎn)擊確認(rèn)，流程將自動(dòng)流轉(zhuǎn)到檔案室歸檔管理人員；檔案室歸檔管理人員對“施工聯(lián)絡(luò)處理單”進(jìn)行紙質(zhì)文件和網(wǎng)上電子信息的檢查，點(diǎn)擊確認(rèn)，再按照((檔案管理規(guī)定》對施工聯(lián)絡(luò)處理單進(jìn)行歸檔。
(2)數(shù)據(jù)查詢
所有用戶都可以通過該功能進(jìn)行施工聯(lián)絡(luò)處理單信息的查詢。點(diǎn)擊左側(cè)“數(shù)據(jù)查詢”菜單，然后輸入相應(yīng)的查詢條件即可獲取聯(lián)絡(luò)單的條目信息。用戶可以雙擊指定的數(shù)據(jù)條目或者點(diǎn)擊“詳情”鏈接查看聯(lián)絡(luò)單具體內(nèi)容。
結(jié)束語
通過對外部單位工程變更聯(lián)絡(luò)文件的控制和管理實(shí)踐，提高了設(shè)計(jì)人員的重視程度，使工程變更得到了全方位控制。通過對外部變更聯(lián)絡(luò)文件的“按項(xiàng)目、分專業(yè)”歸檔保存和對信息的網(wǎng)上申請和審批，提高了對外部變更聯(lián)絡(luò)文件的追溯，使設(shè)計(jì)單位能夠準(zhǔn)確掌握工程情況，為后期優(yōu)化設(shè)計(jì)、減少設(shè)計(jì)重復(fù)錯(cuò)誤、更加符合工程實(shí)際打下可靠基礎(chǔ)。
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