華銳觀點
華銳觀點
部門職能、崗位職責(zé)的編寫是設(shè)計院一項基礎(chǔ)的人力資源管理工作，也是很多其他管理工作開展的基礎(chǔ)。華銳通過這些年在勘察設(shè)計行業(yè)的咨詢經(jīng)驗，認(rèn)為在部門職能與崗位職責(zé)的問題上，設(shè)計院在以下幾個方面存在認(rèn)知上的誤區(qū)：
1、設(shè)計院屬于人才密集型企業(yè)，人員素質(zhì)較高，認(rèn)為不需要像給一般操作人員那樣建立詳盡、明確、具有可操作性的崗位職責(zé)，因此部門職能與崗位職責(zé)有一個大概就好；
2、設(shè)計院這些年效益比較好，業(yè)務(wù)忙不過來，管理工作也主要圍繞項目進(jìn)行，對于基礎(chǔ)管理工作不重視，認(rèn)為與其做這些基礎(chǔ)管理工作，不如多花點時間在項目上；
3、認(rèn)為職能管理人員只是成本，不太重視人力資源等方面專業(yè)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，自然就較難有外部先進(jìn)的理念帶進(jìn)來；
4、一些規(guī)模不太大的設(shè)計院，管理者認(rèn)為自己能夠一眼看到底，因此很多基礎(chǔ)管理工作就沒有必要去做。
由于以上的一些認(rèn)知誤區(qū)，導(dǎo)致設(shè)計院在這方面的工作比較滯后，但是部門職能、崗位職責(zé)的編寫在企業(yè)管理中能夠發(fā)揮非常重要的作用：
1、是主管安排員工工作的基本依據(jù)
有了部門職能、崗位職責(zé)的說明，主管就能夠以此作為依據(jù)安排下屬工作，而不是根據(jù)員工能夠干什么，就安排怎樣的工作。同時部門職能與崗位職責(zé)的完善過程，實質(zhì)上也是企業(yè)不斷提升管理，走上規(guī)范化管理的過程。
2、是高效招聘工作的基礎(chǔ)
有了明確的部門職能、崗位職責(zé)后，企業(yè)對外才能夠發(fā)布更加詳盡的招聘信息，表明應(yīng)聘崗位的具體工作內(nèi)容和要求，能更準(zhǔn)確的吸引人才。
3、是新員工入職培訓(xùn)的最基本教材
新員工被錄用以后，必須要清楚“我的工作是干什么”。一份明確的、具有指導(dǎo)性質(zhì)的部門職能、崗位職責(zé)描述可以非常好的幫助新員工盡快開展工作。
4、是進(jìn)行崗位價值評估，確定崗位薪酬的基礎(chǔ)
不論是采用哪一種崗位價值評估的辦法，都必須要明確崗位的職責(zé)，否則崗位價值評估無從談起。
5、是部門負(fù)責(zé)人、員工制定年度和月度工作計劃的基礎(chǔ)
一般來說，員工制定工作計劃來源于兩個方面。一是來源于公司整體計劃的分解，二是從自己的崗位職責(zé)出發(fā)制定工作計劃。
6、是績效管理能夠有效實施的基本依據(jù)
不論是績效計劃的制定還是績效評估的過程，都必須以部門職能、崗位職責(zé)為依據(jù)，否則就會導(dǎo)致產(chǎn)生沒有依據(jù)的績效考核。
從我們服務(wù)客戶的過程中，發(fā)現(xiàn)設(shè)計院在部門職能與崗位職責(zé)的編寫上存在一些普遍的問題：
1、系統(tǒng)性不強，職責(zé)內(nèi)容缺失。隨著市場化進(jìn)程的推進(jìn)和管理的深化，原來沒有做的一些工作現(xiàn)在必須有人去做；
2、模塊性不強，邏輯混亂；
3、職責(zé)缺乏完整性，常常很多重要的工作用“完成本崗位所需要完成的其他工作”這樣來描述；
4、對同一件工作職責(zé)從不同角度分別描述，導(dǎo)致內(nèi)容重復(fù)；
5、缺乏可操作性與對工作的指導(dǎo)性，內(nèi)容華而不實，或者是“看起來很美，實際卻無法執(zhí)行”；
6、職責(zé)內(nèi)還是職責(zé)外的工作界定不清晰；
7、對職責(zé)的參與和介入程度表述不清，比如對“組織、主持、制定、制訂、草擬、建立、領(lǐng)導(dǎo)、落實、實施、監(jiān)督、檢查、完善、負(fù)責(zé)、協(xié)助、配合”等詞的使用不當(dāng)或混亂。
那么設(shè)計院如何才能編寫詳盡、明確和具有可操作性的部門職能與崗位職責(zé)呢？
第一，明確職責(zé)
首先必須要明確，部門職能與崗位職責(zé)不是由某個部門或某個員工完成，而是由各部門與員工分別完成其自身職責(zé)編寫工作（部門負(fù)責(zé)人要完成部門職能的編寫工作）；人力資源部門提供相關(guān)表格的格式、提供撰寫培訓(xùn)以及把關(guān)初審等工作。
第二，具體撰寫
部門職能與崗位職責(zé)應(yīng)包括兩方面的內(nèi)容，首先是部門或崗位的使命（也有些單位叫做總則、宗旨等）。部門或崗位使命是說明該部門或崗位在整個組織中的地位和作用，概括性的表述該部門的職能和崗位的職責(zé)，總之是用一句話來表述部門或崗位在組織中的作用，給下一步具體描述定一個基本的基調(diào)。部門與崗位使命描述清楚了，就能圍繞部門與崗位使命撰寫具體的職能或職責(zé)。一般來講，部門使命、崗位使命通常采取下述表達(dá)方法：
通過采取行動（組織、負(fù)責(zé)落實、指導(dǎo)XXX工作），達(dá)到的目的（提升市場占有率、擴大利潤、控制成本、提升質(zhì)量管理水平）。
其次就是進(jìn)行具體職能或職責(zé)的描述。一般來講，在進(jìn)行具體職能或職責(zé)描述的時候，通常可以采取兩種思考辦法：第一是根據(jù)職能或職責(zé)內(nèi)容分模塊描述，比如人力資源經(jīng)理的崗位職責(zé)，包括人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、薪酬、考核等方面內(nèi)容。第二是根據(jù)業(yè)務(wù)流程撰寫，比如招聘專員的崗位職責(zé)，包括發(fā)布招聘信息、初步篩選、組織面試、通知新員工等方面內(nèi)容。根據(jù)華銳的咨詢工作經(jīng)驗，這兩個辦法通常是交叉使用的，總體上分成不同模塊來描述，其中主要職能與職責(zé)在先，分管工作其次，協(xié)作工作最后。具體說明時又根據(jù)業(yè)務(wù)流程來描述。
具體職能與職責(zé)的描述通常的表達(dá)方式為：
動作+具體工作內(nèi)容，如“制定并組織實施年度工作計劃”。
為了使部門職能和崗位職責(zé)更加明確和能夠指導(dǎo)具體工作，建議采取的表達(dá)方式為：
時間周期+動作+具體工作內(nèi)容+達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，如“制定公司年度經(jīng)營管理計劃并組織落實，確保完成”、“每周主持召開生產(chǎn)會，并完成會議記錄”。
當(dāng)然，具體撰寫的時候要根據(jù)實際情況進(jìn)行，各部門職能、崗位職責(zé)既要能形成統(tǒng)一的格式，體現(xiàn)出規(guī)律性，又必須以真正履行的職能和職責(zé)為基礎(chǔ)編寫。
設(shè)計院在編寫部門職能、崗位職責(zé)的時候，也是有一些規(guī)律和技巧的。通常我們可以去提煉出每個部門或崗位都可能具有的工作內(nèi)容，然后依據(jù)部門或崗位的不同，具體應(yīng)用。比如我們在為某設(shè)計院編寫部門職能與崗位職責(zé)的時候，概括了以下幾個共同的職責(zé)：
1、計劃、預(yù)算工作
從時間周期上，根據(jù)崗位實際工作，完成包括年度、半年、季度、月度的工作計劃與總結(jié)。比如設(shè)計所所長職責(zé)“根據(jù)公司整體生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)與計劃，制定本崗位年度工作計劃”。在崗位職責(zé)編寫的時候，必須明確崗位職責(zé)內(nèi)工作的參與和介入程度，動詞的使用必須準(zhǔn)確。
2、與部門職能相關(guān)的公司制度的建立、完善和落實
各個部門都有與部門職能相關(guān)的公司制度的建立、完善和落實的職責(zé)，如人力資源部門要建立和完善人力資源方面的制度，總工辦要建立和完善技術(shù)和質(zhì)量管理方面的制度，并負(fù)責(zé)落實。
3、部門內(nèi)部管理職責(zé)有統(tǒng)一的規(guī)范性
對部門負(fù)責(zé)人而言，有一部分部門內(nèi)部的管理工作也是可以通用的。如部門的人事管理工作（完成各階段考核、年度崗位聘任建議等）、內(nèi)部一些工作辦法與推進(jìn)機制（如部門內(nèi)的月度工作會議等）、內(nèi)部員工各階段工作計劃與總結(jié)等。
所以，我們在編寫部門職能與崗位職責(zé)的時候，就能夠?qū)⑦@些內(nèi)容統(tǒng)一起來，形成規(guī)范、統(tǒng)一的表述辦法。
最后，不斷完善
需要強調(diào)的是，部門職能、崗位職責(zé)完成編寫之后并不是萬事大吉了，需要定期進(jìn)行審核、完善，以保證其內(nèi)容與目前崗位要求匹配。當(dāng)部門發(fā)生調(diào)整、崗位發(fā)生變動時也要重新校訂，否則又將導(dǎo)致流于形式的擺設(shè)。
隨著市場化進(jìn)程的不斷加快，設(shè)計院面臨更加激烈的市場競爭，這要求設(shè)計院必須有更加全面的職能和職責(zé)體系，很多傳統(tǒng)上沒有做的工作都應(yīng)該逐步開展，并有相應(yīng)的部門去承擔(dān)，有具體的崗位去落實，做到無縫對接，這是設(shè)計院高效運行的最基礎(chǔ)工作。
（作者：華銳管理咨詢有限公司）
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